Digitalt verktyg hjälper företag få bättre arbetsmiljö

När Academic Work i våras frågade 6188 unga vuxna vad som är viktigast i valet av arbetsgivare så hamnade ”Trevliga kollegor och bra arbetsmiljö” i topp. Studier visar också att personal som mår bra är mer produktiva och mindre sjukskrivna.

– En bra arbetsmiljö handlar inte bara om att ”vara snäll” mot medarbetarna, utan om att öka din konkurrensförmåga och kunna attrahera duktiga medarbetare.

Det säger Jeanette Köster, som ägnat de senaste 18 månaderna åt att utveckla Preactly – ett självguidande digitalt verktyg som hjälper företag att skapa en hållbar arbetsmiljö och följa lagen.

Vad säger lagen?

Arbetsmiljölagen kräver att varje arbetsgivare har ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Företag måste förebygga ohälsa och olycksfall i alla fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön.

– Ändå ökar ohälsan på Sveriges arbetsplatser enligt Sveriges Radio och långtidssjukskrivningar blir allt vanligare, säger Jeanette.

Fick en idé

Tidigare arbetade Jeanette på Compare som ansvarig för satsningen att digitalisera hälsa och välfärd. Och där fick hon en idé.

– Vårt välfärdssystem klarar inte att ta hand om problemen när de redan har uppstått. Men i arbetslivet finns incitament att jobba förebyggande för att främja en bra hälsa. Det finns forskning som visar vad som får oss att må bra på jobbet och vad som inte får oss att må bra. Den kunskapen ville jag paketera och använda annorlunda så att vi får bättre effekt av den, genom att skapa ett system som kan ge tidiga insikter och reflektionsunderlag till både organisationer och medarbetare om hur bakgrundsfaktorerna påverkar välmåendet, men också stöd till att arbeta framåt.

Tog hjälp av experter

Så Jeanette startade Preactly tillsammans med Redstone som har erfarenhet av att bygga digitala plattformar och system. Tillsammans gick de igenom ett stort material för att att ta reda på hur de skulle bygga en bra tjänst. De har tagit hjälp av yrkesexperter inom arbetsmiljö, beteendevetenskap och folkhälsovetenskap för att kvalitetssäkra materialet.

Vilka faktorer främjar hälsan?

Under arbetet identifierade Preactly 19 nyckelfaktorer som påverkar hur du mår på arbetet. Här är några exempel

• Att det finns tydlighet i arbetsrollen med mål att jobba mot så du kan se att du är på rätt väg.
• Att du har lagom arbetsbelastning. Ett högt tempo och komplexa uppgifter kräver exempelvis att du har bra möjlighet till återhämtning.
• Ännu en faktor är att du känner att du kan påverka din situation, exempelvis vilka du arbetar med, när du ska ta rast, i vilken ordning du gör saker, vilka arbetsuppgifter du har och att du får vara delaktig i beslut som fattas, berättar Jeanette.

Idag, har verktyget nått version 2.0 och det används av en kommun och flera offentligt finansierade organisationer, och flera företag med 10 till 30 anställda.

Hur funkar verktyget?

Arbetsgivaren kan göra undersökningar direkt. Det finns sex frågemoduler som rör arbetsmiljön och sex moduler om andra saker som påverkar medarbetarens upplevelse.

1. Du börjar med att skicka ut en välkomsttext och information till medarbetarna. Sedan klickar du i vilka frågemoduler du vill arbeta med och anger medarbetarnas epostadresser.
2. Medarbetarna får ett mail med information och en länk till undersökningen. De besvarar frågorna som handlar om hur de upplever arbetsmiljön och guidas i vad de själva kan göra för att förbättra situationen.
3. När svaren kommit in genereras statistik och rapporter som gör att arbetsgivaren kan jämföra resultat mellan olika kontor eller enheter, och du får en handlingsplan med förslag på åtgärder.

– Vi rekommenderar att man gör en undersökning varje kvartal för att se hur arbetsmiljön utvecklas. Har man problem inom ett speciellt område så kan man följa upp tätare med just den modulen.

Plattformen lär sig

Preactly utvecklas hela tiden. Med hjälp av mer data kan verktyget bli självlärande.

– Ju fler som använder plattformen desto bättre kan vi utveckla den så att den exempelvis lär sig vilka olika åtgärder som fungerar bäst för olika typer av problem. berättar Jeanette.

Finns andra verktyg

Ända sedan Arbetsmiljölagen 1977 har det funnits enkäter och andra verktyg som hjälper företag att kontrollera att de efterlever lagen.

– Men vi tycker man ska involvera medarbetarna mer i processen eftersom de kan ge värdefull återkoppling, och göra aktiva val om vad man tycker borde bli bättre. Med hjälp av en coachande metodik kan Preactly främja ett mer aktivt medarbetarskap, avslutar Jeanette.